Функции кадрового аудита
В ходе аудирования хозяйствующего субъекта аудиторами выполняются следующие работы:
- экспертная оценка имеющегося документооборота службы персонала требованиям действующего законодательства;
- проверка полноты комплекта имеющихся в распоряжении компании инструкций и нормативной документации, предусмотренных действующим законодательством;
- проверка формирования сегментов повышенной ответственности: договоры с жителями ближнего и дальнего зарубежья, заключение договоров на материальную ответственность; оформления и оплаты сверхурочных работ и работ в выходные и праздничные дни; оформления договоров с испытательным сроком и их эффективность, договоры гражданско-правового характера.
В процессе аудирования HR-службы предприятия происходит восстановление полной номенклатуры кадровой документации.
Последовательность проведения кадрового аудита
Стандартная процедура кадрового аудирования предполагает его проведение в несколько этапов.
Подготовительный этап в ходе которого выполняются организационные мероприятия, в частности:
- определение целей аудирования делопроизводства: подготовка к проверке надзорными органами или контроль работы службы персонала;
- определение продолжительности проверки, зависящей от цели аудита, вида деятельности компании, а также от штатного количества сотрудников;
- руководителем издается приказ о проведении аудита делопроизводства службы персонала с указанием сроков исполнения и ответственных лиц.
Этап согласований. Действующие инструкции и нормативные источники не регламентируют номенклатуру документации, которая в обязательном порядке должна вестись HR-службой любого предприятия. Поэтому до начала проверки составляется и согласовывается с заказчиком перечень журналов, приказов, инструкций и прочей документации, необходимой в конкретной компании для эффективной работы с персоналом. В перечень обязательной документации входят:
- утвержденное приказом штатное расписание;
- трудовые договоры и договоры о материальной ответственности;
- приказы службы персонала о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска, поощрениях, взысканиях и др;
- личные карточки;
- графики отпусков;
- табели учета рабочего времени;
- правила внутреннего распорядка;
- положение о защите персональных данных и согласия работников на их обработку;
- трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР;
- книга учета движения трудовых книжек;
- учет бланков трудовых книжек;
- должностные инструкции;
- локальные нормативные инструкции по повседневной деятельности (положения об оплате труда, о премировании, о командировках и др.);
- локальные нормативные инструкции по вопросам охраны труда;
- отчет о проведении СОУТ (специальной оценки охраны труда).
Перечень может быть откорректирован в зависимости от профиля работ проверяемой компании. Поэтому важно именно на начальном этапе определить минимально допустимый объем документации HR-службы.
Аналитический этап, в ходе которого сначала производится сверка наличия имеющихся с перечнем необходимой документации. Затем представленные документы анализируются на предмет соответствия требованиям действующего законодательства. Предметом проверки являются:
- наличие подписи ответственного лица;
- наличие виз согласующих лиц;
- регистрационные номера документов;
- отметки работников об ознакомлении с документом;
- отметки об исполнении документа и др.
Далее производится проверка взаимной увязки различных документов, например, должность и оклад принимаемого работника в договоре должны быть идентичны этим характеристикам в штатном расписании и приказе о приеме на работу. При проверке документации по охране труда особое внимание обращается на наличие подписей в журналах входного и периодических инструктажей. Работник также должен быть ознакомлен с СОУТ, которая вносится в договор с указанием дополнительных гарантий (дополнительный отпуск, сокращенный рабочий день, доплата за вредность и др.) если на рабочем месте обнаружены опасные или вредные производственные факторы. В этой ситуации проверяется реализации этих гарантий.
Этап оформления отчета о проведенном аудите. Действующее законодательство не устанавливает обязательной формы отчета о проведенном аудите, поэтому он оформляется согласно внутренних нормативов аудиторской компании. В любом случае в отчете:
- приводится информация о текущей ситуации с кадровым делопроизводством;
- перечисляются недостатки, выявленные в ходе проверки;
- приводятся рекомендации с перечнем мер, необходимых для устранения недостатков;
- делается вывод о достижении в ходе проверки результата аудита.
По желанию заказчика в отчете могут быть отражены и другие стороны кадровой деятельности.
Положительные результаты аудита HR-службы
На предприятиях малого и среднего бизнеса вопросы кадрового делопроизводства зачастую поручаются по совместительству работникам другой специальности, не имеющим специальных знаний в этой области и по роду деятельности не всегда имеющим возможность уделять этим функциям достаточное время. В этом случае аудит функций HR-службы поможет руководителям предприятия получить достоверную информацию о состоянии делопроизводства и возможных неприятностях при проверке со стороны надзорных органов.
Своевременное предупреждение даст возможность устранить недоработки и упущения в области работы с кадрами, оформить и доработать документы в соответствии с действующим законодательством. Кроме этого, руководитель получает информацию об эффективности кадровой деятельности и сможет предусматривать мероприятия, позволяющие избежать штрафных санкций за несоблюдение законодательства.
Привлечение сторонних организаций
Внешнее аудирование производится специализированными организациями, укомплектованными специалистами, досконально знающими трудовое законодательство и условия его правоприменения. Как правило, такие организации, кроме кадрового аудита предлагают и другие услуги в этой сфере:
- восстановление документации HR-службы;
- организация и ведение кадрового делопроизводства;
- разработка номенклатуры и видов документации HR-службы;
- обучение работников заказчика кадровому делопроизводству.
