Причины аудита HR-службы

Основных причин проведения внутреннего или внешнего аудирования службы персонала предприятия может быть несколько, в т.ч.:

• • • смена на предприятии топ-менеджмента или руководителя HR-службы;
    • значительные изменения действующего законодательства;
    • предстоящие проверки со стороны контрольных и надзорных органов;
    • слияние и разделение хозяйствующих субъектов;
    • сокращение или увеличение численности персонала;
    • возникновение спора с сотрудником или группой сотрудников.

При недостаточно качественном делопроизводстве для бизнеса могут возникнуть риски, в частности:

• • • штрафы при проверках трудовой инспекцией или прокуратурой. Инициирование проверки трудовой инспекцией может быть вызвано жалобой сотрудника на работодателя, причем поданной, через сайт инспекции, не выходя из дома. Проверка, проведенная по жалобе, при подтверждении нарушения законодательства, грозит наложением административного штрафа в размере от 30 до 50 тысяч рублей за одно выявленное нарушение по одному сотруднику. Если нарушений несколько, то сумма штрафа кратно увеличивается, а также умножается на всех работников, у которых будут выявлены такие же нарушения;
    • споры с сотрудниками. Нередки случаи, когда сотрудник, считающий, что его права нарушены подает в суд на работодателя. При разборе дела, относящегося к сфере трудовых взаимоотношений, в ходе судебного заседания суд чаще всего встает на сторону наименее защищенного участника процесса – сотрудника. Доказать свою правоту работодатель может только благодаря безукоризненно оформленной документации, отсутствие которой или ее неправильное оформление приводят к проигрышу дела с последующими выплатами истцу и компенсации судебных издержек;
    • шантаж сотрудника, которому известны о недостатках в документообороте отдела персонала компании. Воспользовавшись этой информацией, сотрудник может угрожать администрации жалобой в прокуратуру или трудовую инспекцию, что повлечет за собой штрафные санкции. Отдельные сотрудники, зная, что их обязанности сформулированы нечетко их не исполняют, а при попытке избавиться от него требует компенсацию за увольнение «по собственному желанию» либо угрожает подачей жалобы в прокуратуру при попытке увольнения по статье ТК;
    • репутационные риски, возникающие при нарушении прав работников, недостаточно обоснованных увольнениях, перестановках и назначениях. Эта негативная информация, обусловленная неправильно оформленной документацией, расходится по социальным сетям и ухудшает имидж компании, на создание которого тратятся немалые средства, а кроме этого, усложняет подбор нового персонала.

Все эти риски можно предупредить своевременным и квалифицированным аудированием, выполненным специализированной компанией.

Последовательность

проведения кадрового аудита

Стандартная процедура кадрового аудирования предполагает его проведение в несколько этапов.

Подготовительный этап в ходе которого выполняются организационные мероприятия, в частности:

• определение целей аудирования делопроизводства: подготовка к проверке надзорными органами или контроль работы службы персонала;
• определение продолжительности проверки, зависящей от цели аудита, вида деятельности компании, а также от штатного количества сотрудников;
• руководителем издается приказ о проведении аудита делопроизводства службы персонала с указанием сроков исполнения и ответственных лиц.

Этап согласований. Действующие инструкции и нормативные источники не регламентируют номенклатуру документации, которая в обязательном порядке должна вестись HR-службой любого предприятия. Поэтому до начала проверки составляется и согласовывается с заказчиком перечень журналов, приказов, инструкций и прочей документации, необходимой в конкретной компании для эффективной работы с персоналом. В перечень обязательной документации входят:

• утвержденное приказом штатное расписание;
• трудовые договоры и договоры о материальной ответственности;
• приказы службы персонала о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска, поощрениях, взысканиях и др;
• личные карточки;
• графики отпусков;
• табели учета рабочего времени;
• правила внутреннего распорядка;
• положение о защите персональных данных и согласия работников на их обработку;
• трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР;
• книга учета движения трудовых книжек;
• учет бланков трудовых книжек;
• должностные инструкции;
• локальные нормативные инструкции по повседневной деятельности (положения об оплате труда, о премировании, о командировках и др.);
• локальные нормативные инструкции по вопросам охраны труда;
• отчет о проведении СОУТ (специальной оценки охраны труда).

Перечень может быть откорректирован в зависимости от профиля работ проверяемой компании. Поэтому важно именно на начальном этапе определить минимально допустимый объем документации HR-службы.

Аналитический этап, в ходе которого сначала производится сверка наличия имеющихся с перечнем необходимой документации. Затем представленные документы анализируются на предмет соответствия требованиям действующего законодательства. Предметом проверки являются:

• наличие подписи ответственного лица;
• наличие виз согласующих лиц;
• регистрационные номера документов;
• отметки работников об ознакомлении с документом;
• отметки об исполнении документа и др.

Далее производится проверка взаимной увязки различных документов, например, должность и оклад принимаемого работника в договоре должны быть идентичны этим характеристикам в штатном расписании и приказе о приеме на работу. При проверке документации по охране труда особое внимание обращается на наличие подписей в журналах входного и периодических инструктажей. Работник также должен быть ознакомлен с СОУТ, которая вносится в договор с указанием дополнительных гарантий (дополнительный отпуск, сокращенный рабочий день, доплата за вредность и др.) если на рабочем месте обнаружены опасные или вредные производственные факторы. В этой ситуации проверяется реализации этих гарантий.

Этап оформления отчета о проведенном аудите. Действующее законодательство не устанавливает обязательной формы отчета о проведенном аудите, поэтому он оформляется согласно внутренних нормативов аудиторской компании. В любом случае в отчете:

• приводится информация о текущей ситуации с кадровым делопроизводством;
• перечисляются недостатки, выявленные в ходе проверки;
• приводятся рекомендации с перечнем мер, необходимых для устранения недостатков;
• делается вывод о достижении в ходе проверки результата аудита.

По желанию заказчика в отчете могут быть отражены и другие стороны кадровой деятельности.

Привлечение

сторонних организаций

Внешнее аудирование производится специализированными организациями, укомплектованными специалистами, досконально знающими трудовое законодательство и условия его правоприменения. Как правило, такие организации, кроме кадрового аудита предлагают и другие услуги в этой сфере:

• восстановление документации HR-службы;
• организация и ведение кадрового делопроизводства;
• разработка номенклатуры и видов документации HR-службы;
• обучение работников заказчика кадровому делопроизводству.